Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce údajů

Provozovatelem aplikace Jaspar One (dále „portál“) je účetní kancelář Jaspar s.r.o. Kontakt pro dotazy k ochraně osobních údajů: martin@jaspar.cz.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační a kontaktní údaje uživatele: jméno, e-mail, role ve firmě, jazyk.
• Účetní doklady a jejich obsah: faktury, účtenky, bankovní výpisy, přílohy a data z nich získaná (dodavatel, IČO, částky, DPH, předkontace).
• Komunikace v portálu: zprávy, přílohy, historie úkolů a schvalování.
• Provozní záznamy: přihlášení, akce s doklady, chybové a auditní logy.

3. Připojení cloudových úložišť

Uživatel může k portálu dobrovolně připojit Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint a vybrat konkrétní složky, ze kterých se mají doklady načítat.

• Portál čte soubory pouze ze složek, které uživatel výslovně vybral.
• Do vybrané složky zapisuje pouze proto, aby vytvořil podsložku „Zpracováno“ a přesunul či zkopíroval do ní již importované soubory.
• Přístupové tokeny jsou uloženy šifrovaně na serveru a jsou vázané na konkrétního přihlášeného uživatele.
• Připojení lze kdykoli zrušit v nastavení portálu, čímž se přístup okamžitě odebere.

4. Google API Services User Data Policy

Používání a předávání informací získaných z rozhraní Google API aplikací Jaspar One se řídí dokumentem Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

• Data z Google Drive používáme výhradně k importu a zpracování účetních dokladů.
• Data z Google Drive neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro reklamní účely.
• Data z Google Drive nepoužíváme k trénování obecných AI modelů.
• K obsahu souborů nemají přístup lidé mimo pověřené pracovníky účetní kanceláře, s výjimkou případů nutných pro zabezpečení, technickou podporu nebo zákonnou povinnost.

5. Účel a právní základ zpracování

Údaje zpracováváme za účelem poskytování účetních služeb (plnění smlouvy), plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daní a zajištění bezpečnosti provozu portálu (oprávněný zájem).

6. Zpracovatelé

Pro provoz portálu využíváme poskytovatele hostingu, databáze a úložiště, službu pro odesílání e-mailů a poskytovatele AI služeb pro rozpoznávání dokladů. Všichni zpracovatelé jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů.

7. Doba uchování

Účetní doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy. Provozní logy uchováváme po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a řešení incidentů. Přístupové tokeny k cloudovým úložištím mažeme okamžitě po odpojení účtu.

8. Práva uživatele

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Žádosti vyřizujeme na adrese martin@jaspar.cz. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

9. Zabezpečení

Komunikace probíhá přes HTTPS. Přístup k datům je řízen rolemi a oddělen po jednotlivých firmách. Citlivé přístupové klíče jsou uloženy šifrovaně.