Evidence smluv v Excelu vs. v portálu: kdy tabulka přestane stačit
Tabulka smluv funguje, dokud ji někdo poctivě vyplňuje. Kde začíná dělat problémy a co přináší evidence smluv s AI.
Proč to řešit
Excel se smlouvami vznikne rychle, ale časem zastará: chybí dodatky, termíny se nepřepočítají, nikdo nehlídá výpovědní lhůty a soubor vidí každý, kdo má přístup ke sdílené složce. Navíc tabulka neví, zda faktura od dodavatele odpovídá smlouvě.
Jak to řeší JASPAR One
V JASPAR One má každá smlouva vlastní kartu s PDF, údaji, dodatky a historií změn. AI vyplní údaje z dokumentu, člověk je potvrdí a portál sám hlídá termíny. U karty nastavíte, kdo ji vidí. Přijaté faktury se automaticky porovnají se smlouvou nebo objednávkou a rozdíl je vidět hned v Inboxu.
Co se změní
Termíny, upozornění i kontrola faktur běží bez ručního přepisování. Prvních 5 smluv si vyzkoušíte zdarma.
Praktický postup
- 1Vyberte 5 nejdůležitějších smluv z tabulky.
- 2Nahrajte jejich PDF do portálu najednou.
- 3Zkontrolujte navržené údaje a karty potvrďte.
- 4Nastavte, kdo smí jednotlivé smlouvy vidět.